Visados para Brasil: asesoramiento para empresas y trabajadores desplazados

Los ciudadanos españoles pueden viajar a Brasil sin visado para determinadas estancias de corta duración por turismo o negocios, siempre que la actividad que vayan a realizar se encuentre dentro de los supuestos permitidos como visitante.

Sin embargo, viajar por negocios no es lo mismo que trabajar en Brasil. Si un profesional va a instalar maquinaria, prestar asistencia técnica, ejecutar un proyecto, incorporarse a una empresa brasileña o realizar otra actividad laboral, es necesario analizar previamente si requiere una autorización de residencia o un visado específico.

Para una empresa no basta con saber si el trabajador puede entrar en Brasil sin visado: lo determinante es qué actividad va a realizar una vez allí.

No todos los desplazamientos profesionales a Brasil requieren la misma autorización. Para determinar la vía adecuada, no basta con identificar que el viaje tiene una finalidad empresarial: es necesario analizar qué hará realmente el profesional durante su estancia.

Una visita para mantener reuniones, negociar contratos, asistir a determinados eventos profesionales o realizar actividades comerciales puede encajar, según el caso y la nacionalidad del viajero, dentro de las actividades permitidas como visitante.

La situación cambia cuando el trabajador va a prestar un servicio, ejecutar trabajos técnicos, instalar o reparar equipos, realizar tareas de mantenimiento, transferir tecnología o incorporarse temporalmente a una actividad productiva en Brasil. En estos casos puede ser necesaria una autorización de residencia o un visado vinculado a la actividad laboral o técnica.

Actividades que una empresa debería revisar especialmente

Antes de enviar a un trabajador a Brasil conviene analizar con detalle desplazamientos como:

• instalación, puesta en marcha o reparación de maquinaria;
• mantenimiento de equipos o instalaciones;
• asistencia técnica especializada;
• supervisión de proyectos u obras;
• formación técnica vinculada a equipos o procesos;
• prestación de servicios en las instalaciones de un cliente brasileño;
• desplazamiento a una filial o empresa del mismo grupo;
• contratación o incorporación a una empresa establecida en Brasil.

La denominación interna del viaje —“reunión”, “visita a cliente” o “viaje de negocios”— no determina por sí sola la categoría migratoria. Lo relevante es la actividad efectiva que realizará el profesional, la duración del desplazamiento, quién recibe el servicio y la relación existente entre las empresas y el trabajador.

Por eso, cuando existe actividad técnica o laboral, es recomendable revisar la vía migratoria antes de reservar el desplazamiento o comprometer una fecha de inicio del proyecto.

Brasil cuenta con distintas vías migratorias según la actividad que vaya a realizar el profesional, la duración del desplazamiento y la relación existente con la empresa o entidad brasileña.

Para una empresa, la clave no está únicamente en identificar el nombre del visado, sino en encajar correctamente la actividad dentro de la categoría migratoria adecuada. Estas son algunas de las situaciones más habituales.

Viajes de negocios y visitas profesionales

Las visitas para mantener reuniones, negociar contratos, asistir a determinados eventos profesionales o desarrollar ciertas actividades comerciales pueden encajar dentro del régimen de visitante, siempre que no impliquen una actividad laboral o técnica que requiera autorización específica.

En el caso de ciudadanos españoles, determinadas estancias de corta duración pueden realizarse sin visado previo. Aun así, conviene revisar previamente el contenido real del viaje para evitar que una actividad presentada como “negocios” sea considerada en realidad trabajo o prestación de servicios.

Asistencia técnica y prestación de servicios

Cuando un profesional se desplaza a Brasil para instalar, reparar o mantener maquinaria, prestar asistencia técnica, transferir tecnología o ejecutar determinadas tareas especializadas, puede ser necesaria una autorización de residencia específica vinculada a esa actividad.

En este tipo de procedimientos suele ser especialmente relevante la relación entre la empresa extranjera y la entidad brasileña receptora, así como la existencia de contratos de prestación de servicios, asistencia técnica o cooperación empresarial.

En determinados casos, la empresa brasileña debe intervenir en la tramitación de una autorización previa ante las autoridades migratorias brasileñas antes de que el trabajador complete la fase consular correspondiente.

Trabajo con vínculo laboral en Brasil

Si el profesional va a ser contratado por una empresa brasileña o va a mantener un vínculo laboral local, el tratamiento migratorio es diferente al de un trabajador desplazado que conserva su relación laboral con la empresa de origen.

En estos casos, la autorización puede depender de la contratación local, las funciones del puesto, la cualificación del trabajador y la documentación aportada por la empresa brasileña.

Directivos y administradores

Los desplazamientos de administradores, directivos o representantes de sociedades brasileñas requieren un análisis específico. La vía adecuada puede variar en función de si existe o no vínculo laboral, de la posición que ocupará el profesional y de la estructura societaria de la empresa.

No debe confundirse automáticamente este supuesto con un visado ordinario de trabajo o con una autorización para inversores.

Inversores y VITEM IX

Brasil contempla vías específicas para determinados inversores extranjeros que realizan inversiones productivas en el país.

El VITEM IX se vincula a supuestos de inversión y puede formar parte del procedimiento migratorio cuando el solicitante cumple los requisitos establecidos para este tipo de residencia.

El importe, la naturaleza de la inversión, el proyecto empresarial y la documentación corporativa son elementos relevantes para determinar la viabilidad de esta vía.

Nómadas digitales

Brasil dispone también de una categoría dirigida a profesionales que trabajan de forma remota para empleadores o clientes situados fuera del país.

Esta vía está pensada para situaciones diferentes de la contratación por una empresa brasileña o de la prestación de asistencia técnica a un cliente local, por lo que resulta importante distinguir correctamente la naturaleza de la actividad.

VITEM XIII y residencia Mercosur

Los nacionales de determinados países del Mercosur y Estados asociados pueden acogerse a un régimen específico de residencia en Brasil.

Cuando la solicitud se realiza desde fuera del país puede intervenir el VITEM XIII, mientras que determinadas solicitudes de residencia también pueden formalizarse desde Brasil ante la autoridad competente.

Este régimen puede resultar especialmente relevante para empresas que desplazan a Brasil trabajadores nacionales de otros países latinoamericanos.

Los requisitos para trabajar, desplazarse o residir temporalmente en Brasil varían según la categoría migratoria aplicable. No existe una única documentación válida para todos los casos: una visita de negocios, una asistencia técnica, una contratación local o una autorización vinculada a inversión requieren expedientes distintos.

Por eso, antes de preparar la solicitud es importante identificar correctamente la finalidad del desplazamiento y comprobar qué documentos debe aportar cada parte.

Documentación de la empresa o entidad brasileña

Dependiendo del procedimiento, puede ser necesario aportar documentación como:

• carta de invitación o carta de la entidad receptora;
• contrato de prestación de servicios, asistencia técnica o cooperación empresarial;
• documentación societaria de la empresa brasileña;
• acreditación de la relación entre la empresa de origen y la entidad receptora;
• documentación relativa al puesto, proyecto o actividad que desarrollará el profesional;
• justificantes relacionados con inversión, administración o representación empresarial cuando corresponda.

En determinadas autorizaciones laborales, la empresa o entidad establecida en Brasil puede tener que intervenir directamente en la tramitación ante las autoridades migratorias.

Documentación del trabajador

El profesional deberá acreditar normalmente su identidad, situación migratoria y, cuando corresponda, su perfil profesional.

Según la vía aplicable, pueden solicitarse:

• pasaporte en vigor;
• fotografías y formulario de solicitud;
• certificados de antecedentes penales;
• documentación que acredite la relación laboral;
• currículum, titulaciones o acreditaciones profesionales;
• carta de desplazamiento o asignación internacional;
• documentación que justifique la finalidad y duración de la estancia.

Algunos documentos extranjeros pueden requerir apostilla, legalización o traducción antes de ser aceptados por las autoridades brasileñas.

Documentación específica según la autorización

Además de los documentos generales, cada categoría puede exigir pruebas adicionales.

Por ejemplo, una solicitud relacionada con asistencia técnica puede requerir documentación que acredite el contrato existente entre las empresas y la naturaleza del servicio; una autorización vinculada a inversión puede exigir información sobre el capital aportado y el proyecto empresarial; y una solicitud como nómada digital debe demostrar que la actividad profesional se desarrolla para empresas o clientes situados fuera de Brasil.

Por este motivo, la documentación debe prepararse en función de la autorización concreta y no a partir de un listado genérico de requisitos.

El procedimiento varía según la categoría migratoria, pero en muchos desplazamientos profesionales el proceso no se limita a solicitar un visado en un consulado. Puede existir una fase previa en Brasil, una fase consular y, posteriormente, obligaciones de registro tras la entrada.

1. Identificación de la vía migratoria

El primer paso es determinar qué autorización corresponde según la actividad que realizará el profesional, la duración del desplazamiento, la existencia o no de vínculo laboral en Brasil y la relación entre las empresas implicadas.

Una clasificación incorrecta en esta fase puede provocar que toda la documentación posterior se prepare para una vía que no corresponde.

2. Autorización previa en Brasil, cuando sea necesaria

En determinadas categorías laborales o técnicas, la empresa o entidad brasileña debe iniciar previamente el procedimiento ante las autoridades migratorias competentes.

Dependiendo del supuesto, esta fase puede tramitarse a través de los sistemas habilitados por la administración brasileña, como MigranteWeb, y requiere aportar la documentación empresarial y contractual que justifica el desplazamiento.

3. Solicitud consular

Cuando el trabajador se encuentra fuera de Brasil y la categoría requiere visado, una vez concedida la autorización correspondiente puede iniciarse la fase ante el consulado brasileño competente.

En esta etapa se presenta la documentación personal del solicitante, el formulario correspondiente y las pruebas vinculadas a la autorización concedida. Los requisitos concretos pueden variar según el tipo de visado y la oficina consular.

4. Entrada en Brasil y registro migratorio

La obtención del visado no siempre pone fin al procedimiento.

En las autorizaciones de residencia, el profesional puede tener que registrarse después de su llegada ante la Polícia Federal para formalizar su situación migratoria y obtener el Registro Nacional Migratório (RNM) y la correspondiente Carteira de Registro Nacional Migratório (CRNM).

5. Seguimiento de la autorización

La empresa debe controlar también la duración concedida, las condiciones de la autorización y cualquier obligación relacionada con renovaciones, cambios en la actividad o continuidad del proyecto.

Por ello, en los desplazamientos profesionales a Brasil conviene contemplar el procedimiento migratorio completo: autorización previa, visado cuando corresponda, entrada y registro posterior, y no únicamente la fase consular.

El plazo de tramitación depende del tipo de autorización, de la nacionalidad del trabajador, de la oficina consular competente y de si el procedimiento requiere una fase previa ante las autoridades brasileñas.

En una visita de corta duración, el proceso puede ser relativamente sencillo cuando no se exige visado previo. En cambio, los desplazamientos por trabajo, asistencia técnica, contratación local, inversión o residencia pueden requerir varias fases y, por tanto, una planificación más amplia.

Cuando existe autorización previa en Brasil

En determinadas categorías laborales o técnicas, el procedimiento comienza en Brasil antes de la solicitud consular.

La empresa o entidad brasileña puede tener que presentar la solicitud ante la autoridad competente y aportar documentación sobre el proyecto, el vínculo entre las empresas y la actividad que desarrollará el profesional.

Hasta que esa fase no se resuelve, normalmente no puede avanzarse con la tramitación consular correspondiente.

Fase consular

Una vez obtenida la autorización previa, cuando sea necesaria, el trabajador debe completar la fase consular si la categoría migratoria exige visado.

El tiempo de resolución puede variar según el consulado, la nacionalidad del solicitante, la documentación presentada y la carga de trabajo existente en ese momento.

Qué factores pueden retrasar el proceso

Los retrasos suelen estar relacionados con:

• documentación incompleta o incoherente;
• necesidad de apostilla o legalización;
• traducciones pendientes;
• falta de correspondencia entre la actividad declarada y la categoría solicitada;
• requerimientos adicionales de la administración;
• intervención de varias autoridades en el procedimiento;
• planificación demasiado ajustada respecto a la fecha prevista de viaje.

Por este motivo, cuando el desplazamiento está vinculado a un proyecto, una instalación o una incorporación profesional, es recomendable iniciar la revisión migratoria con suficiente antelación y no esperar a tener cerrada la fecha de viaje.

El coste de un desplazamiento profesional a Brasil depende de la categoría migratoria, de la documentación necesaria y de las fases que formen parte del procedimiento.

No todos los expedientes tienen el mismo coste. Una visita profesional de corta duración puede requerir una gestión muy distinta de una autorización vinculada a trabajo, asistencia técnica, inversión o residencia.

Tasas y costes oficiales

Según el tipo de procedimiento, pueden existir tasas administrativas asociadas a la autorización de residencia, a la expedición del visado o a determinados trámites posteriores en Brasil.

El importe puede variar en función de la categoría migratoria, la nacionalidad del solicitante y el consulado o autoridad competente.

Documentación y gastos adicionales

Además de las tasas oficiales, el expediente puede implicar otros costes, por ejemplo:

• apostillas o legalizaciones;
• traducciones;
• obtención de certificados;
• documentación societaria o contractual;
• mensajería o presentación documental;
• trámites de registro posteriores a la llegada a Brasil.

Honorarios de asesoramiento y gestión

Los honorarios profesionales dependen del alcance del servicio y de la complejidad del desplazamiento.

No requiere la misma coordinación una solicitud consular sencilla que un procedimiento en el que intervienen una empresa española, una entidad brasileña, una autorización previa y diferentes fases administrativas.

Por este motivo, en Visados Empresas realizamos una valoración del caso antes de facilitar un presupuesto, teniendo en cuenta el tipo de autorización, el número de trabajadores, la documentación necesaria y el nivel de gestión que necesita la empresa.

En los desplazamientos profesionales a Brasil, muchos problemas no se producen por falta de documentación, sino por haber elegido una vía migratoria que no encaja con la actividad real que desarrollará el trabajador.

Utilizar una entrada de negocios para una actividad técnica

Es uno de los errores más habituales. Una reunión comercial, una negociación o una visita a cliente no tienen el mismo tratamiento que instalar maquinaria, reparar equipos, prestar asistencia técnica o ejecutar trabajos especializados.

El hecho de que el trabajador viaje por cuenta de su empresa no convierte automáticamente la actividad en un simple viaje de negocios.

Preparar la documentación antes de definir la categoría migratoria

Empezar por recopilar documentos sin haber determinado previamente la vía aplicable puede generar duplicidades, costes innecesarios y retrasos.

La documentación debe responder a la autorización concreta que se va a solicitar y a la actividad que se pretende desarrollar en Brasil.

No coordinar a la empresa de origen con la entidad brasileña

En determinados procedimientos, la empresa brasileña receptora tiene un papel activo y debe aportar documentación, justificar la relación empresarial o incluso iniciar parte del trámite.

Si ambas partes no coordinan tiempos y documentación desde el principio, el procedimiento puede quedar bloqueado.

Subestimar la fase previa en Brasil

No todos los desplazamientos se resuelven únicamente mediante una solicitud consular. Algunas categorías laborales o técnicas pueden requerir autorización previa ante las autoridades brasileñas.

Planificar únicamente la cita consular puede hacer que la empresa calcule mal los plazos reales del proyecto.

No comprobar las formalidades de los documentos

Certificados, documentos societarios, poderes, contratos o acreditaciones profesionales pueden requerir apostilla, legalización, traducción u otras formalidades.

Detectar estas exigencias demasiado tarde puede retrasar significativamente la presentación.

Olvidar las obligaciones posteriores a la entrada

En determinadas autorizaciones de residencia, la llegada a Brasil no pone fin al proceso. Puede ser necesario completar registros ante la Polícia Federal y obtener la documentación migratoria correspondiente.

La gestión debería contemplar todo el ciclo del desplazamiento, no solo la obtención inicial del visado.

En Visados Empresas ayudamos a compañías que necesitan desplazar profesionales a Brasil a identificar la vía migratoria adecuada y coordinar correctamente cada fase del proceso.

Nuestro trabajo parte de la actividad real que va a desarrollar el profesional, no solo de la duración del viaje o de la denominación interna del desplazamiento. Esto nos permite detectar desde el inicio si estamos ante una visita de negocios, una asistencia técnica, una contratación local, una asignación de directivo, una inversión u otra situación que requiera autorización específica.

Podemos intervenir en distintas fases del procedimiento:

• análisis previo del desplazamiento y de la categoría migratoria aplicable;
• revisión de la actividad que realizará el profesional en Brasil;
• coordinación entre la empresa de origen, la entidad brasileña y el trabajador;
• preparación y revisión de la documentación empresarial y personal;
• apoyo en procedimientos de autorización previa cuando correspondan;
• gestión o acompañamiento durante la fase consular;
• seguimiento del expediente hasta su resolución;
• orientación sobre registros y obligaciones posteriores a la entrada en Brasil.

Cuando una empresa necesita desplazar a varios trabajadores o coordinar incorporaciones vinculadas a un mismo proyecto, también podemos organizar los expedientes de forma conjunta para mantener una planificación homogénea de documentación, plazos y fases administrativas.

El objetivo es que la empresa pueda organizar el desplazamiento con una visión completa del proceso migratorio y reducir el riesgo de retrasos derivados de una autorización incorrecta, documentación incompleta o falta de coordinación entre las partes.

Este contenido ha sido elaborado y revisado teniendo en cuenta la normativa migratoria brasileña y la información publicada por los organismos competentes.

• Lei de Migração – Lei nº 13.445/2017, marco general de entrada, residencia y derechos de las personas migrantes en Brasil.
• Decreto nº 9.199/2017, que desarrolla la Lei de Migração.
• Ministério da Justiça e Segurança Pública de Brasil, especialmente la información sobre autorizaciones de residencia y procedimientos de inmigración laboral. La administración brasileña mantiene actualmente procedimientos de autorización de residencia laboral a través de MigranteWeb.
• Resolução Normativa nº 02/2017, relativa a determinadas autorizaciones de residencia para trabajo con vínculo laboral en Brasil.
• Resolução Normativa nº 03/2017, aplicable a la prestación de asistencia técnica sin vínculo laboral en Brasil.
• Polícia Federal, organismo que interviene en determinados trámites de registro migratorio y en la expedición del Registro Nacional Migratório (RNM) y la Carteira de Registro Nacional Migratório (CRNM).
• Acuerdo de Residencia del Mercosur, incorporado en Brasil mediante el Decreto nº 6.975/2009. Los nacionales de determinados Estados firmantes pueden acceder al régimen de residencia Mercosur y, si se encuentran fuera de Brasil, solicitar el VITEM XIII.
• Ministério das Relações Exteriores de Brasil, para la información relativa a visados temporales y categorías consulares, entre ellas el VITEM IX para determinados supuestos de inversión y el VITEM XIII derivado de acuerdos internacionales.