La gestión de visados o de permisos de residencia y/o trabajo, al final, es un proceso de gestión documental, como la mayoría de los procesos que se establecen entre los individuos y las administraciones.

En casi todos los casos, para conseguir un determinado visado, es necesario presentar unos determinados documentos de los que la administración examinante toma la información que necesita para evaluar la petición.

Cuando los documentos son internos, dentro un país determinado, la comunicación entre las diferentes administraciones permite al funcionario comprobar que los documentos presentados son verdaderos.

En España, actualmente, casi todos los documentos públicos se emiten con su correspondiente CSV (Certificado Seguro de Verificación) que permite, con acceso al sistema adecuado, comprobar que el documento presentado no es falso y que no ha sido manipulado.

¿Pero… qué ocurre cuando el documento viene de otro país?

La obsesión sigue siendo la misma ¡qué no me vayan a engañar!

En este caso, las administraciones cuentan con dos procesos válidos para comprobar la autenticidad de un documento extranjero.

1. El proceso de legalización

Centrémonos en España para aclarar el procedimiento.

En este caso, la administración española, la parte que sea, delega en el consulado de España en el país de origen de la documentación, la responsabilidad de asegurar que, el documento que le han presentado es verdadero. Y lo hace registrando el documento en el consulado, a la vez que le estampa un sello y firma que, confirman ante la administración española la veracidad solicitada.

¿Pero cómo hace el consulado de España en el país para saber que el documento es verdadero?

Al final, el consulado de España en ese país no forma parte de su administración y no tiene acceso a los sistemas de verificación.

En este caso, lo que hace el consulado es solicitarle al Ministerio de Exterior del país, que le confirme que el documento en cuestión es verdadero, dada la relación existente entre dicho ministerio y las representaciones diplomáticas presentes en el mismo.

Muy bien. Pero ¿cómo hace el ministerio de asuntos exteriores para saber que el documento es verdadero?

Imaginemos que estamos hablando de un título universitario, ¿tiene acceso el Ministerio de Exteriores a una base de datos donde pueda verificar todos los títulos universitarios que se han expedido en ese país?

Pues claramente, no.

El que sí lo puede hacer, es el Ministerio de Educación, que seguramente tenga acceso a esa información. Entonces, el Ministerio de Asuntos Exteriores (MAEC) le pide al Ministerio de Educación que le confirme que el título es verdadero.

De esta forma, se establece una cadena de firmas, donde cada una certifica que la anterior es verdadera hasta llegar a la firma del funcionario consular que es la que nosotros vamos a solicitar.

Un proceso que, en muchos casos, dependiendo del documento y del país, puede ser endiablado. Prácticamente imposible.

Pues en esto consiste el proceso de legalización de un documento.

2. La apostilla de la Haya

Existe una alternativa al engorroso sistema de legalización conocido como “apostilla de la Haya”

Los países firmantes del Convenio de la Haya (menos Perú y Canadá) que quedaron fuera, establecieron un proceso alternativo al anterior por el que, a cualquier documento público destinado a surtir efectos en el exterior, se le adjuntaba una hoja con una firma de puño y letra por persona autorizada y que era reconocida en todos los países firmantes del convenio.

Ahora, en casi todos los casos, esta firma es electrónica y su verificación es más rápida y fiable.

Se constituye pues en una alternativa mucho más ágil que en el proceso de la legalización de documentos.

No obstante, es necesario que el país implicado, haya firmado el Convenio de la Haya. Y hay muchos que no lo han hecho. Por ejemplo, China.

¿Y qué pasa con las traducciones juradas?

Esa es otra, ¿cómo sabe una administración que la traducción jurada que acompaña a un documento apostillado es verdadera?

Si la traducción viene desde el país de origen, será necesario que ésta también, venga legalizada o apostillada.

Y si se opta por traducir el documento, una vez en España, entonces la traducción jurada, tendrá que ser realizada por un traductor jurado reconocido por el MAEC. Si no está en esta lista, el traductor no sirve y, la traducción tampoco.

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• Gestionar un visado sin tener los conocimientos adecuados puede acarrear retrasos inesperados, problemas a la entrada e incluso la pérdida del importe de las tasas.